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公证文书立卷归档办法
发布日期:2013-02-20 15:38 信息来源:济宁档案信息网
信息来源:济宁档案信息网
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(司法部 国家档案局1988318日颁布)

      第一章 总则

      第一条 公证机关的公证文书,是国家的重要专业之一,它所形成的档案,是公证机关进行公证证明活动和当事人从事民事活动的真实记录,反映了公证机关贯彻执行国家法律、法规和党的各项方针政策的情况,体现了公证机关的基本职能。

      第二条 公证机关必须严格按照公证文书材料立卷的要求,认真做好立卷归档工作。公证文书的立卷归档由承办人负责,归档前由公证事项的主要承办人负责立卷质量的检查。

      第三条 公证文书材料分为国内民事、涉外民事、国内经济、涉外经济四类,按年度和一证一卷、一卷一号的原则立卷。同一当事人为同一目的前办的数项公证,可合并为一卷。跨年度的公证事项,施在办结年立卷。

      第四条 公证机关用以办理公证的各种证明材料、谈话笔录、往来公文等,都必须用钢笔或者毛笔书写、签发,字体要求整齐、清楚。

      第二章 材料的收集、整理和排列顺序

      第五条 公证机关受理申请后,公证事项的承办人即开始有关的各种证明材料,记录整理谈话笔录、调查材料等。着手准备工作。

      第六条 公证事项办理结束或终止后,由承办人检查、整理、证事项的全部文书材料,进行立卷归档工作。要补充遗漏的材料,去掉不必立卷归档的材料。

      第七条 档案中内容相同的文书材料一般只存一份,重复的材料一律剔除,但有领导同志批示的除外。为备日后查考,可根据需要将多余的公证书保留一至于三份夹在已装订好的卷内。

      第八条 具有下列情况之一的文书材料。不必归档:

      1.办理公证之前有关询问如何办理公证的信件、电文、电话记录、谈话笔录以及复函等;

      2.没有参考价值的信封;

      3.其他公证处委托代查的有关证明材料的草稿;

      4.未经签发的文电草稿、历次修改草稿(定稿除外);

      5.不属于公证业务范围的人民来信等。

      第九条 对不能附卷归档的实物证据,可将其照片及证物的名称、数量、重量、规格、特征、保管处所、质量检查证明等记载或留存附卷后,分别保管。

      第十条 公证案卷的排列顺序应为:

      1.卷宗封面;

      2.内卷目录;

      3.公证书正文;

      4.公证书签发稿;

      5.公证书译文;

      6.公证书申请表;

      7.当事人的身份证明;

      8.当事人提供的有关证明材料;

      9.当事人申请证明的文书材料原件,如遗嘱、合同、委托书等;

      10.接待当事人的谈话笔录;

      11. 公证处审查、调查所取得的证明材料;

      12.其他有关材料;

      13.公证员承办公证事项的报批表;

      14.公证书发送回证;

      15.公证费收据或减免收费的申靖与领导审批意见;

      16.备考表;

      17.附件袋;

      18.卷底。

      第十一条 终止公证事项的案卷,应按照公证活动时间先后顺序排列。公证人员对终止事项原因的记录,或当事人申请撤回的书面材料,排在全部文书材料之后。

      第三章 立卷编目和装订

      第十二条 公证书材料一律使用阿拉伯数字逐页编码,页码位置正面在右上角,背面在左上角。

      第十三条 按卷内公证文书材料排列顺序逐项登记好卷内目录,要求将每件文书材料的题名、承办人姓名、年月日填写清楚,并标明起止页号,不能随意更改和简化文书材料的题名,没有题名的应拟写题名。

      第十四条 有关卷内文书材料的说明,应逐项填写在备考表内,并填写立卷人、检查人的姓名和立卷时间。

      第十五条 卷宗封面所列项目要用钢笔或毛笔逐项填写清楚,案卷题名要简明、确切地所映卷内文书材料内容,其中办结日期为出具公证书的日期。

      第十六条 公证档案装订前要进一步整理。对破损的材料要修补或复制,复制件放在原件后面。装订部位过窄或有字迹的材料,要用纸张加衬边。纸面过大的材料,要按卷宗大小折叠整齐。对字迹难以辨认的材料,应当附上抄件。需附卷的信封要打开平放,邮票不要揭掉。材料上的金属物要全部剔除干净。

      第十七条 卷宗一律使用棉线绳,三眼或五眼订牢。线绳要打成活结,在活结处贴上公证处封签,并在骑缝线上加盖立卷人的名章。

      第四章

      第十八条 公证文书材料应在办结后三个月内整理归档,并由公证事项的承办人根据《公证档案管理办法》的规定提出保存管期限的意,见,向档案室移交,办理移交手续。涉及国家机密和个人隐私的公证事项均列为密卷,在归档时应在档案右上角加盖密卷章。

      第十九条 档案管理人员要对移交的档案进行严格检查,凡不符合立卷要求的,一律退还给立卷人,重新整理。

      第二十条 随卷归档的录音带、录像带等声像档案??编号、录制人、录制时间等,逐盘登记造册归档。

      第五章 

      第二十一条 各省、自治区、直辖市司法厅(局)可根据本省(区)市)的情况,制定补充办法。

编辑:业务科

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